Hva skal til for å arrangere en vellykket konferanse? Her er våre 5 beste tips.
Med muligheten for å arrangere fysiske arrangement og konferanser kommer også stor konkurranse. Med fullbookede kalendere skjerpes kravene til arrangørene.
1. Helhetlig planlegging1.
Ofte er det eneste sikre man kan vite om en plan er at den vil forandre seg. Uansett om du planlegger en konferanse langt frem i tid eller med kortere tidshorisont er effektiv planlegging avgjørende.
Store linjer med overordnede framdriftsplaner, innholdsarbeid og konseptutvikling til valg av lokasjon, frister, organisering av transport, booking av underleverandører. For ikke å glemme selve gjennomføringen.
Teamet i AMT har lang erfaring med å håndtere totalleveranser for alle slags typer konferanser og kan hjelpe deg med både planlegging og gjennomføring av din konferanse.
2. Innhold som engasjerer
Det praktiske kan kreve mye tid. Men det som er minst like viktig, om ikke viktigere, er hva deltakerne skal sitte igjen med når dagen er omme.
Hvem er målgruppen din?
Sett av nok tid til å planlegge programmet og innholdsproduksjon, det er også viktig å ha en rød tråd som binder det hele sammen. Ha alltid målgruppen, i tankene. Hva skal til for å engasjere dem?
Variert program med god flyt
Publikum krever mer enn bare monolog fra scenen for å holde oppmerksomheten. Bruk det visuelle i form av bilder, grafikk og videoinnslag til å lage naturlige pauser mellom foredragsholderne.
Atlantic Mice er en del av TIBE-gruppen og våre kreative folk hjelper gjerne med å tenke nytt og hjelpe deg med å skape spennende konsept, ideer og visuelle uttrykk.
Skal du ha et digitalt tilbud i tillegg til fysisk konferanse? Vi hjelper deg å kombinere begge deler med våre tekniske løsninger.
3. Gjør det enkelt for deltakerne
Det skal ikke være noe mystisk for mulige deltakere hvordan man finner eller melder seg på ditt arrangement. Utform påmeldingsskjema og invitasjoner for å oppfylle behov både hos deltakere og deg som arrangør.
Som deltaker vil jeg ha muligheten til å endre påmeldingen min uten alt for mye ekstraarbeid, og arrangøren vil på enklest mulig vis ha full oversikt over antall påmeldte.
4. Hold styr på økonomien
Dette punktet er opplagt, men mange undervurderer jobben med å holde oversikten over inn-og utbetalinger, løpende prosjektregnskap, avtaler, reservasjoner og fakturering.
Dette er et punkt vi ser mange vil ha hjelp til å holde styr på, og våre erfarne prosjektledere sørger for at ingenting blir glemt.
5. Vel overstått konferanse - hva nå?
Dagen for konferansen er her og alt er på plass. Det er nå du høster fruktene av god planlegging og kan gå inn i dagen med senkede skuldre. Kjøreplanen er på plass og sekretariatet i full gang, når dagen er over og middagen vel overstått er det likevel en viktig ting som ikke må glemmes.
Sørg for å ivareta muligheten til å gi tilbakemelding og evaluere konferansen, dette vil gi uvurderlig innsikt til neste gang du skal arrangere.
Trenger du hjelp?
Vi bistår med alt fra konseptutvikling, planlegging, markedsføring, deltakerhåndtering, valg av konferansested og tekniske løsninger, abstracthåndtering, utstilling, avvikling til evaluering av konferansen.